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Cuántas veces no te ha ocurrido que ves cómo se te pasa el tiempo volando mientras tienes la sensación de no avanzar en tu trabajo. Ves que la lista de tareas pendientes crecen en número y la de tareas realizadas se mantiene casi inmóvil.
Hoy vamos a hablar de las leyes que rigen la eficiencia de nuestro trabajo en el tiempo. ¡Vamos allá!
La regla de Pareto
Vilfredo Pareto, ingeniero, sociólogo, economista y filósofo italiano que vivió entre 1848 y 1923, hizo una famosa observación en 1906: el 20% de la población poseía el 80% de las propiedades en Italia.
Esta misma regla, la denominada del 80-20 o de Pareto, tiene aplicación en otras muchas disciplinas, tanto políticas como sociológicas o económicas, etc.
Casualmente también se cumple en nuestra agenda de trabajo habitual. De tal manera, que el 20% del tiempo que dedicamos a trabajar, es responsable del 80% de la productividad de nuestro trabajo.
Esto significa que, si trabajamos 10 horas (por simplificar los cálculos), somos realmente eficientes durante 2 horas. Las otras 8 horas son las responsables de, tan solo, el 20% de nuestra productividad.
¿Te imaginas que pudiéramos aumentar el tiempo altamente productivo de 2 a 4 horas o a 6 horas de nuestra jornada? ¡Ahí lo dejo!
La ley de Parkinson
El británico Cyril Northcote Parkinson en 1956 enunció que: “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.
Esta ley la enunció para un contexto burocrático de la Inglaterra de la época. Observó que el número de funcionarios aumentaba año tras año aunque su actividad no lo hiciera en concordancia.
Comprobó que cualquier funcionario tiende a multiplicar sus subordinados, no rivales y que los funcionarios se crean trabajos unos a otros.
Creo que todos estaremos de acuerdo en que, cuanto más tiempo se disponga para abordar un proyecto, más se divagará y mayor será el número de problemas que se planteen.
Cualquiera que haya trabajado en proyectos grandes sabe que cuanto menos tiempo dispongamos para realizar un trabajo más eficientes serán nuestros procedimientos para llevarlo a cabo.
En realidad existen tres leyes de Parkinson:
- “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo del que se dispone para su realización”
- “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”
- “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.
Leyes de Acosta
José María Acosta Vera, es un Doctor Ingeniero Español y, posiblemente, uno de los mayores exponentes en materia del uso eficaz del tiempo, entre otras muchas cosas, ha enunciado las siguientes leyes:
Primera ley de Acosta
“El tiempo que requiere una tarea se incrementa cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos”.
Es decir, cuantas más veces interrumpamos un trabajo menos eficiente resultará.
Dicho en otras palabras, la multitarea -eso de hacer muchas cosas a la vez- va en contra de los principios básicos de la productividad y eficiencia.
Segunda ley de Acosta
Para una tarea corta, siempre se encuentra tiempo. Para una larga, resulta más difícil encontrar el tiempo necesario.
Creo que tenemos cierta predilección por las tareas cortas y fáciles de ejecutar, porque nos permite tener la “falsa” sensación de avance, es como una especie de efecto placebo. Cuantas más cosas hagamos más satisfechos nos encontramos, pero esto no es más que un “autoengaño”.
Las tareas importantes y procrastinadas, más tarde o más temprano terminan por minar nuestra moral y, en el peor de los casos, en convertirse en urgentes y destrozar cualquier indicio de orden en nuestra agenda.
Tercera ley de Acosta
El valor de una tarea no crece en proporción al tiempo que se le dedica. Por tanto, lo perfecto rara vez resulta rentable.
Un sabio refrán español ya nos lo dice: Lo perfecto es enemigo de lo bueno. La perfección es una característica inalcanzable, por tanto es poco eficiente intentar alcanzarla.
En resumen, para ser eficiente en nuestro trabajo deberíamos considerar que:
- Conviene que localicemos qué 20% de nuestra lista de tareas son las realmente importantes y responsables del 80% de nuestra productividad. Es conveniente que no olvidemos que la sensación de estar trabajando -mientras hacemos cosas que nos resultan fáciles, con independencia de su importancia- no paga facturas, lo que paga las facturas es la realización -y finalización- de las tareas importantes.
- Deberemos asignar límites de tiempo para la realización de las tareas, para evitar que se expandan hasta el infinito que, como ya hemos dicho es la tendencia natural de cualquier tarea.
- Cuando estemos realizando un trabajo, debemos evitar todo tipo de interrupciones, de esa forma seremos mucho más eficientes.
En definitiva es muy importante que bloqueemos espacios de tiempo en nuestra agenda para realizar trabajos.
Una buena práctica es no empezar una tarea hasta que no se haya finalizado la anterior. Si surge un problema de manera expontánea anota lo que hay que hacer y continua con lo que estás en ese momento, una vez finalizado podrás elegir entre hacer lo que tienes previsto o intercalar un imprevisto en tu jornada.