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El episodio de hoy está muy relacionado con el anterior en el que hablamos de algunas “claves para rentabilizar tu tiempo” ya que en buena medida, gestionar eficientemente tu correo electrónico te será útil de cara a optimizar tu tiempo de trabajo.
Yo utilizo varias aplicaciones de correo electrónico: Gmail y Thunderbird pero lo que voy a contar es extensible con pequeñas variaciones a cualquier cliente de correo que tu uses, así que… ¡Empecemos!
Antes de entrar en materia sobre mis recomendaciones para la gestión de nuestro correo electrónico vamos a desglosar los conceptos sobre los que trabajaremos.
NOTA: Las aplicaciones para la gestión de nuestro correo electrónico también son conocidas como clientes de correo electrónico.
La bandeja de entrada
Todos las aplicaciones que conozco para gestionar correos electrónicos poseen una bandeja de entrada. Este es el lugar en el que se van depositando todos los correos que nos llegan y también el lugar en el que se encontrará todo correo hasta que nosotros los leamos y decidamos qué acción debemos tomar según su contenido.
Archivo
Todos los clientes de correo que conozco, cuentan con la opción de archivar correos, y he de reconocer que durante mucho tiempo no entendí para qué servía eso de archivar correos, hasta que un día me dio por investigar el tema y las conclusiones a las que llegué fueron todo una revolución en la manera en que, a partir de ese momento, yo gestionaría/organizaría el correo electrónico. Más adelante hablaremos de cómo utilizo esta funcionalidad.
Favoritos o destacados
Otra funcionalidad con la que suelen venir todos los clientes de correo es la de poder marcar un email como destacado o favorito. Esto suele hacerse mediente un clic en una estrellita. Podremos acceder a todos los correos marcados como favoritos o destacados mediante alguna opción del menú de nuestro cliente de correo.
Correos leídos o no leídos
Todas las aplicaciones de correo electrónico que conozco, también poseen una manera de diferenciar cuándo un correo ha sido leído o no. Por lo general, los correos no leídos suelen ser resaltados con letra negrita.
Lo que no deberíamos hacer
Recuerdo que hasta no hace mucho, la bandeja de entrada de mi correo electrónico era un verdadero cajón de sastre en el que aparecían mezclados, los correos que ya había abierto, los que ya no me eran necesarios (los guardaba por si acaso). Utilizaba la opción de correo no leído para resaltar los correos sobre los que tenía que tomar algún tipo de acción y al final muchas de esas acciones nunca se realizaban porque el correo se perdía entre tantos otros.
¿Qué hacemos para vaciar la bandeja de entrada de nuestro cliente de correo?
Desde mi punto de vista, una mala estrategia es la de dejar que esta bandeja se vaya llenando de correos de forma continuada. En poco tiempo la tendremos totalmente inundada de todo tipo de correos.
Según esto mi recomendación es que la bandeja de entrada debe estar siempre vacía o tan vacía como nos sea posible.
Para empezar, eliminar todos los correos que no tengan una justificación clara para guardarlos, un ejemplo de ellos son las notificaciones en general: de bancos, redes sociales… Yo calculo que más de la mitad de los correos que recibo diariamente entran dentro de la categoría de borrables. Algunos incluso, no necesito ni abrirlos para saber que se pueden borrar directamente, ya que echando un vistazo al propio asunto del correo ya nos aporta información suficiente.
Una vez hemos hecho esta primera criba de correos, lo que debemos hacer es ir abriendo uno a uno los que nos vayan quedando y, una vez leído (con mayor o menor detenimiento) los correos pueden merecer que se tomen alguna de las siguientes acciones:
- Borrarlo.
- Responder al remitente.
- Dejarlo pendiente.
Si lo borro, ahí queda todo. No es necesario ahondar en el tema. Lo importante, en este caso, es que el mensaje habrá desaparecido de nuestra bandeja de entrada (recuerda que nuestro objetivo es que la bandeja de entrada esté vacía)
Aquellos correos que requieren de una respuesta al remitente serán respondidos y archivados mediante la funcionalidad que hemos expuesto anteriormente.
Cuando un correo es archivado, también desaparece de la bandeja de entrada. A partir de ese momento estará en una bandeja en la que se archivan todos los correos, en el caso de Gmail se denomina TODOS y en Thunderbird estarán en una carpeta denominada archivo, que además contará con subcarpetas que se crearán automáticamente cada año (2018, 2019…)
Lo importante, como dijimos antes, es que dicho correo desaparece de la bandeja de entrada.
El tercer caso es el de aquellos correos que, una vez leídos no podemos borrarlos, ni archivarlos porque requieren de algún tipo de acción que en este momento no podemos llevar a cabo y por tanto, debemos dejarlo como pendiente. Para ello, lo que yo hago es marcarlo como destacado o favorito y archivarlos. De esta forma, queda eliminado de la bandeja de entrada pero a su vez, totalmente localizado como pendiente de acción por mi parte.
Con todo esto conseguimos que en la bandeja de entrada únicamente se encuentren aquellos correos que aún no hemos abierto o que, aunque hayamos abierto, no hemos leído en profundidad y lo tenemos pendiente de leer detenidamente para tomar la acción que corresponda.
Para terminar y a modo de resumen estas son mis recomendaciones:
- La bandeja de entrada debe estar vacía o casi vacía.
- Un correo en negrita es un correo que no hemos abierto
- Un correo en la bandeja de entrada (en negrita o no) es un correo sobre el que tenemos que decidir qué acción hemos de tomar: borrarlo, responder y archivar, posponer y archivar.
- Todo correo que no tenga relevancia en el futuro, debe ser borrado.
- Todo correo que requiera una acción o que esté pendiente de algo debe estar en correos destacados o favoritos y archivado.