Como continuación al tema tratado en el episodio 12 en el que concluimos que el tiempo no se puede gestionar y que, por tanto, debíamos centrarnos en la planificación de actividades, priorizando las más importantes sobre las menos importantes, para luego ubicarlas en una agenda que nos permita saber el orden correcto en que debemos ir ejecutándolas.
Un primer problema con el que nos encontramos a la hora de planificar nuestras tareas es el de la elección de aquellas que deberíamos ejecutar primero. Es muy común autoengañarnos y priorizar aquello que nos resulta más fácil o más cómodo, llenando huecos de tiempo que nos hacen sentir que estamos muy ocupados, aunque en el fondo seamos conscientes de que no estamos avanzando en la consecución de nuestros objetivos.
La distinción entre lo que es importante y lo que no lo es, no siempre es sencilla, además, a la variable de “importancia” se suma la de “urgencia” y es aquí cuando la cosa se puede complicar sobremanera.
Lo que sí parece claro es que categorizar adecuadamente la importancia de las cosas que debemos hacer y priorizarlas correctamente es clave para el éxito de nuestro trabajo y también, como no, de nuestro negocio.
Lo urgente tiene dos orígenes diferentes, por un lado están los imprevistos que surgen de manera espontánea, y por otro lado, están aquellas tareas o actividades que, por no haberse hecho cuando tocaba, se han convertido en urgentes. Es decir, en muchos casos, llevar los deberes al día es una buena forma de minimizar las urgencias.
¿Te suena ese estudiante que en lugar de estudiar día a día, lo deja todo para el final? Pues esto es lo mismo. De haber estudiado un poco cada día, el último día podría haberlo tomado para descansar o, en el peor de los casos, para repasar un poco sin mayores presiones.
En el reparto de trabajos, tareas o actividades de nuestro día a día, también nos puede ocurrir esto de ir dejando algunas cosas “importantes” para más adelante y luego, pasa lo que pasa, de repente, aquello que “solo” era importante, ahora además, es urgente.
Por consiguiente, no debemos olvidar que lo importante, por no ser urgente, no deja de ser importante y que, además, es importante todo aquello que aporta valor a nuestro negocio y, en especial a nuestra propuesta de valor.
Pero a todo esto… ¿Cómo diferencio lo que es realmente importante de aquello que no lo es tanto? Pues bien, existen muchas técnicas, trucos o, llámalo como quieras, que nos ayudan con esto. Una de ellas es la que podríamos denominar la lista de excluyentes.
Esta técnica, consiste en elaborar una lista con todas las tareas o actividades pendientes de ejecutar en el orden que se te vayan ocurriendo.
En una primera aproximación, debes considerar que cualquier tarea, de las que has incluido en la lista, que no afecte a la propuesta de valor de tu negocio, debe tener un valor de importancia bajo o nulo y, por tanto, quizás podrías incluso borrarlas.
Una vez tengas la lista preparada y filtrada, de acuerdo a lo que acabamos de decir, cuenta el número de tareas que quedan. Supón que este número es 15.
Ahora imagina que tuvieras que prescindir de hacer una de las 15 tareas que has escrito. Cuando lo hayas decidido asígnale el número 15. Este proceso deberás repetirlo, con el número 14, con el 13… La tarea que hayas numerado como 1 esa, sin duda, será la más importante.
A priori, este procedimiento de ordenación te puede parecer algo simplón o poco profesional pero en realidad, plasmar la lista tareas en una hoja de papel e intentar organizarla por orden de importancia, nos va a proporcionar una perspectiva distinta y más manejable del problema que si únicamente contamos con la lista sin más.
Otra técnica es la del ordenación por pares. Esta consiste en elaborar la lista mediante trozos o tiras de papel, de manera que cada tarea quedará escrita en uno de esos papeles.
Dichos papelitos se colocarán al azar uno debajo del otro. Hecho esto, se hará una comparación entre las dos tareas con ocupan el primer lugar y se procederá a reordenarlas según la importancia que le asignemos a cada una de ellas.
Luego procederemos a hacer lo mismo con la pareja conformada por la segunda y tercera tarea, luego con la tercera y cuarta y así hasta completar toda la lista.
El proceso debe repetirse hasta que consigamos hacer un recorrido por todas las tareas sin que haya modificación en el orden de ninguna de las parejas. Con esto ya tendremos la lista ordenada por importancia.
Enfrentar una tareas con otras, nos obliga a reflexionar sobre qué criterios tomar a la hora de decidir qué es lo más importante y qué es lo menos importante.
Nuevamente hacerlo de esta forma gráfica o visual nos permite adquirir una perspectiva global de nuestra situación mucho más manejable que la mera lista de tareas.
Observa que en estos dos métodos de ordenación que hemos realizado hasta ahora, no hemos considerado en ningún caso el factor de urgencia. Simplemente hemos tenido en cuenta la importancia de las tareas.
El siguiente paso es atender al factor de urgencia y matizar la ordenación que hemos hecho hasta ahora. El resultado final o la metodología que utilicemos para incorporar el factor urgente en nuestra “agenda” variará según las circunstancias, pero lo que no deberíamos permitir, en ningún caso, es que lo urgente margine o arrincone a lo importante.
Es lamentable que lo urgente, importante o no, se haga siempre, mientras que lo importante, salvo que se convierta en urgente, se deje en el baúl de la procrastinación.