Elegir la herramienta adecuada
Son muchas las herramientas que nos ofrece el mercado para ayudarnos a gestionar nuestro negocio. La decisión, a la hora de incorporar alguna de ellas, puede estar condicionada por nuestra propia experiencia anterior, o bien por la opinión de alguien de nuestro círculo que consideremos una referencia en el tema.
Un error muy común es el de utilizar una herramienta distinta para cada una de las disciplinas de nuestro negocio: pedidos a proveedores, presupuestos a clientes, agenda de contactos, facturación, control y gestión de almacenes, etc. Esto se agrava aún más cuando, además de no existir conexión entre dichas herramientas, no existe conexión entre lo que hacen cada uno de los empleados que las utilizan. En un escenario en el que reine este tipo de caos, la gestión y el control de la información se convierte en un verdadero galimatías que suele desembocar en la creación de micro-nichos de gestión que van generando falsos “imprescindibles” en nuestras organizaciones.
Por suerte, existen herramientas que unifican todas las disciplinas de nuestro negocio en una única plataforma. Este es el caso de Dolibarr, de la que ya hablamos en el post anterior: Gestiona tu negocio gestionando la relación con tus clientes, y que ahora intentaremos explicar con algo más de detalle.
Qué nos permite hacer Dolibarr
Dolibarr es una herramienta que nos permite centralizar, en una única plataforma, toda la información crítica de nuestro negocio, de tal manera que todos los usuarios gestionan la información de un único repositorio. Además, al ser una aplicación web, nos permite trabajar con ella desde cualquier punto, para ello, basta con que tengamos un acceso a Internet y un dispositivo con un navegador web. Esto incluye tanto un PC como una tablet o un smartphone.
Dolibarr también posibilita la asignación de permisos individualizados por usuarios o por grupos de usuarios con todo tipo de restricciones de acceso a los distintos elementos de información.
Gestión de Terceros y Contactos
Dolibarr nos facilita la gestión de terceros, es decir, empresas u organizaciones ajenas a nuestra compañía: clientes, clientes potenciales, proveedores, colaboradores, etc. También nos permite gestionar de manera muy eficiente los contactos relacionados con dichos terceros, o lo que es lo mismo, empleados o miembros de esas empresas.
Gestión de Productos y Servicios
Dolibarr también nos permite la gestión de productos y servicios. Darle de alta a un producto requiere cumplimentar una ficha con todos los datos del mismo, incluyendo precios de venta y de coste, así como imágenes, explicaciones sobre dicho producto, enlace a una página web con información detallada del mismo, y un largo etcetera. Además, podremos asignale un almacén y gestionar el stock de dicho producto en el mismo. También podremos definir alertas que nos avisen cuando el número de unidades en estocadas sea inferior a un valor determinado.
Además del control del estocaje, Dolibarr nos proporcionará estadísticas sobre el cuántas unidades de un producto determinado se han presupuestado, cuántas se han facturado, así como los márgenes que estamos obteniendo por su venta. etc.
Salvo en lo que respecta al estocaje, todo lo mencionado es también aplicable a los servicios.
Gestión de Almacenes
Mediante Dolibarr también podemos dar de alta tantos almacenes como consideremos necesarios en nuestra organización. Cada almacén tiene asociada una dirección física. Cuando damos de alta a un producto, podremos asignarlo a un almacén en concreto y, de esta forma, podremos conocer la ubicación física de los productos que estamos presupuestando o que necesitamos entregar.
Gestión de Presupuestos
Dolibarr nos permite crear, de manera muy sencilla, presupuestos a nuestros clientes. Las partidas constitutivas de estos presupuestos podrán ser escogidas de entre los productos o servicios que tengamos dados de alta en nuestro sistema, o un texto libre.
Una vez finalizado y validado un presupuesto (ambas cosas podrán ser realizadas por usuarios disferentes según sus privilegios en el sistema), podremos enviarselo al cliente desde la propia aplicación.
Gestión de Pedidos
Dolibarr nos permite gestionar pedidos, tanto de nuestros clientes como a nuestros proveedores. En cualquier momento cualquier persona de nuestra organización podrá saber en que situación se encuentra uno de estos pedidos: estados de sus entregas parciales o totales, estado de su facturación, etc.
Gestión de Contratos
En Dolibarr los contratos son una caso particular de los pedidos de clientes. En un contrato los item son servicios concretos con unas determinadas duraciones. En definitiva son «compromisos» que tienen una fecha de inicio y una caducidad. El sistema nos avisa cuando se vencen los servicios comprometidos.
Gestión de Intervenciones
Una intervención es una especie de orden de trabajo que nos puede emitir un tercero. Es una orden de actuación ajena o no a un contrato. Las intervenciones también cuentan con fecha de finalización prevista, lo que permite a Dolibarr establecer alertas de aviso cuando dichas intervenciones han sobrepasado dichas fechas.
Gestión de la facturación
Dolilbarr nos permite emitir facturas a nuestros clientes así como gestionar y controlar las facturas de nuestros proveedores. Además de poder emitir facturas de texto libre, también se pueden facturar: productos, servicios, pedidos, intervenciones, etc.
Gestión de Pedidos Facturables
Una vez que un pedido ha sido entregado o recibido (según corresponda a clientes o proveedores), este podrá ser facturado, para ello, basta con «picar» en el botón «facturar pedido»
Gestión de Pagos Especiales
Dolibarr también nos permite gestionar y controlar el pago de salarios y cargas sociales. La gestión de tributos (IVA, IGIC o el que corresponda), es muy sencilla en esta herramienta. En todo momento podemos ver el balance entre el IVA/IGIC pagado y el cobrado.
Gestión de Informes
Dolibarr posee una potente interface con informes-resumen de nuestra actividad. Nos permite visualizar, en tiempo real, el resumen de todas nuestras actividades: facturación, cobros, pagos,… Además, nos ofrece la posibilidad de comparar mes a mes con ejercicios anteriores.
Gestión de Márgenes
Si hemos proporcionado los precios de compra y de venta de nuestros productos y servicios, el sistema nos proporcionará el margen global con el que estamos trabajando.
Gestión de Bancos y Cajas
Toda transacción económica en Dolibarr debemos hacerlo, o bien a través de una entidad bancaria o de una caja en dinero efectivo. De esta forma, también nos proporciona, en tiempo real, el estado de todas nuestras cuentas corrientes y de nuestro efectivo disponible
Gestión de Proyectos
En dolibarr podemos crear proyectos asociados a un tercero. Cada proyecto podremos devidirlo en actividades. Estas actividades tendrán unas fechas de inicio y de fin.
Gestión de Agenda
La gestión de Agenda de Dolibarr es bastante potente, ya que, además de permitirnos registrar nuestros compromisos con terceros, el sistema va anotando todo lo que cada usuario va haciendo en el sistema. Sabremos de esta forma cuándo ocurrió cada alta o modificación de cualquiera de los documentos mencionados hasta ahora: pedidos, contratos, intervenciones, etc.
Gestión Documental
Además de todo lo mencionado hasta aquí, el sistema también nos permiten gestionar los documentos relacionados con nuestros clientes, proveedores y colaboradores. Esta característica le otorga un potencial extraordinario a Dolibarr, ya que nos permite tener centralizada toda la documentación crítica de nuestro negocio en una herramienta común a toda la organización.
Si necesitas ayuda
En caso de que te animes a probar Dolibarr no dudes en ponerte en contacto con Duando, te proporcionaremos un acceso a nuestra Demo On-line para que puedas «jugar» y comprobar su verdadero potencial y la capacidad de adaptarse a tu negocio. Además aquí debajo te dejo un vídeotutorial sobre el manejo básico de la plataforma
