El problema
Toda actividad profesional suele comenzar con el establecimiento de relaciones con clientes, proveedores, colaboradores, etc. En función del canal elegido para hacer el contacto: teléfono, visita o correo electrónico; almacenaremos los datos en nuestro dispositivo móvil, en una agenda papel o digital, o en la proporcionada por nuestro proveedor de correo electrónico, lo que nos lleva a generar varios repositorios de información en distintas ubicaciones y formatos diferentes.
A medida que vaya aumentando el número de contactos realizados, nuestra base de datos y la complejidad de su mantenimiento irán creciendo. Si a esto añadimos más personas a nuestra organización, el grado de complejidad aumenta exponencialmente. Cuando un miembro del equipo modifica un dato concreto de un contacto, lo hará en alguno de sus repositorios, pero no en el del resto. Con el paso del tiempo existirán infinidad de incongruencias entre los distintos repositorios generados. Habremos convertido la información de nuestros contactos en un verdadero galimatías en el que las pérdidas de tiempo, y de oportunidades, se convertirá en el día a día nuestro negocio.
Podría pensarse que esta anarquía en las agendas, es exclusiva de autónomos y pequeñas organizaciones, pero esto no es así. Existen empresas de gran entidad, en las que también existe la dispersión de repositorios de información. Muchos habremos vivido situaciones en las que, después de haber solicitado la modificación de alguno de nuestros datos a una entidad bancaria o a un ayuntamiento o a una compañía de seguros, continúe utilizando los datos anteriores al cambio.
La solución
La tecnología actual nos proporciona distintas soluciones para evitar esta anarquía de información y algunas de ellas incluso gratuitas o de costes reducidos. En el ámbito de nuestras vidas privadas, podemos utilizar las agendas que nos proporcionan los distintos proveedores de servicios de correo electrónico (Gmail, Outlook, Yahoo, etc) para mantener una agenda de contactos que no se limita a los correos, sino que además, incluyen números telefónicos, dirección, empresa… etc. Los smartphone y tabletas cuentan con aplicaciones que nos permiten sincronizar nuestra agenda del dispositivo móvil con la del correspondiente del proveedor de correo, y de esta forma, además de disponer de los contactos podremos gestionar nuestros correos electrónicos desde nuestros dispositivos móviles. Además, como los datos se encuentran en “la nube”, el cambio de dispositivo móvil o tableta no implica la pérdida de todos nuestros contactos.
Para el ámbito profesional, es preferible utilizar otro tipo de herramientas más especializadas y basadas en el concepto de CRM (Customer Relationship Management) o lo que es lo mismo, “Gestión Basada en la relación con nuestros clientes”.
Hasta ahora hemos hablado únicamente de la gestión de la información básica de nuestros contactos: nombre, teléfono, email, dirección, compañía… Esta es una simplificación válida a nivel personal o privado, pero en el ámbito profesional, nuestra relación con los clientes, proveedores y colaboradores es mucho más compleja. Hablamos de presupuestos, pedidos, facturas, contratos, productos, servicios y un largo etc. Es importante contar con una estructura documental que nos permita de forma rápida y concisa obtener toda la información relacionada con un contacto: qué presupuestos le hemos pasado, cuáles ha aprobado, qué facturas le hemos emitido y cuáles han sido pagadas, etc.
Para conseguir este grado de consistencia y coherencia en la información almacenada, se precisan dos requisitos por parte de la organización: por un lado, contar con un procedimiento claramente enfocado hacia el CRM y por otro, contar con una herramienta eficaz que permita su implantación.
El mercado nos ofrece bastantes herramientas para implementar el concepto de CRM y, también en este caso, contamos con soluciones gratuitas. Una de las más completas y a la vez sencillas de manejar es Dolibar que amplía las características de un software para CRM, con las de un ERP (Enterprise Resource Planning), permitiendo la Planificación de Recursos Empresariales, esto significa que, además de los anteriores también se incluyen la gestión de la producción, logística, distribución, inventario y contabilidad.
Una de las características más destacables de Dolibarr es la de trabajar en red y, por tanto, instalada en un servidor adecuado permite acceder a su contenido desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, tanto PC como móviles o tabletas. Incorpora un sistema de gestión avanzada de usuarios que permite definir los privilegios de cada uno de ellos, así como controlar qué hacen en el sistema y cuándo lo hacen.
Esta herramienta también posibilita, casi a golpe de ratón, confeccionar y enviar presupuestos, facturas, pedidos y otros tipos de documentos, al contacto que corresponda y por supuesto personalizados con el logotipo y datos de nuestra organización. En próximos artículos profundizaremos sobre esta excelente herramienta de gestión de tu negocio basada en la gestión de tus clientes.
